Como vender para indústrias: guia para distribuidores e prestadores de serviço

Quem compra dentro de uma indústria

Em uma indústria, a compra raramente é decisão de uma pessoa só. Quem pede, quem cota, quem aprova e quem recebe costumam ser pessoas diferentes, e o fornecedor que entende esse caminho fala com cada uma do jeito certo. Em empresas pequenas, várias dessas funções ficam com a mesma pessoa; o caminho, porém, é parecido.

A manutenção influencia o que é comprado; compras decide de quem. Um vendedor que só conversa com a manutenção pode ver a especificação mudar a seu favor e, mesmo assim, perder a cotação por uma proposta incompleta. O inverso também acontece: o comprador escolhe um fornecedor, e a manutenção recusa o material na primeira entrega.

Como a compra industrial acontece

A maior parte das compras de manutenção segue o mesmo caminho: uma quebra ou um plano preventivo gera a ordem de manutenção, a ordem gera a requisição, a requisição vira cotação e só depois vem o pedido. O guia de requisição, cotação e pedido descreve esse fluxo do lado do comprador.

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   Necessidade

   A manutenção identifica o que falta: uma peça para uma máquina parada, um item de reposição do estoque ou um serviço programado para a próxima parada.

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   Requisição

   A necessidade é registrada com descrição, quantidade e urgência. É aqui que a especificação técnica fica definida, às vezes com a referência do fabricante.

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   Cotação

   Compras envia a mesma lista a alguns fornecedores, com prazo de resposta. É o momento em que você entra, por convite direto ou por uma plataforma de cotação.

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   Comparação e pedido

   O comprador compara as propostas pelo custo total, escolhe o vencedor (às vezes item a item) e emite o pedido, que pode depender de aprovação conforme o valor.

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   Entrega e pagamento

   O fornecedor confirma, fatura, entrega ou libera para coleta. O recebimento confere tudo contra o pedido, e o pagamento segue a condição combinada.

Três tipos de compra pedem atitudes diferentes. A emergencial, com máquina parada, é decidida por prazo e disponibilidade: quem responde primeiro com estoque confirmado leva. A planejada, como reposição de estoque e materiais para parada programada, é decidida por custo total. A recorrente, como consumíveis e EPI, tende a virar contrato ou lista de recompra, e quem atende bem as primeiras compras ganha a recorrência.

O que o comprador avalia na sua proposta

• Custo total, não preço unitário: o comprador soma IPI, frete quando é FOB e, em compras de outro estado, o diferencial de alíquota de ICMS. Uma proposta com preço menor e frete por conta do comprador pode sair mais cara. Os critérios estão em como comparar propostas com impostos.
• Prazo de entrega real: “pronta entrega” que vira dez dias destrói a confiança. Informe o prazo que consegue cumprir, item a item.
• Regularidade e homologação: CNPJ ativo, certidões em dia e, conforme o item, certificados e documentação técnica. Veja como ser homologado como fornecedor.
• Constância: entregar no prazo, mandar a nota igual ao pedido e avisar antes quando algo muda. É o que o comprador lembra na próxima cotação.
• Condição de pagamento e validade: prazo de pagamento tem valor financeiro, e uma proposta que vence antes da aprovação do pedido obriga a cotar de novo.
• Suporte técnico: indicar um equivalente com a ficha técnica, explicar por que um item é melhor para a aplicação ou avisar que a especificação pedida está desatualizada.

Como ser encontrado e convidado para cotar

O comprador convida quem conhece e quem consegue encontrar rápido. Para entrar nessa lista:

• Descreva o que você faz com precisão: linhas de produto, marcas que representa, serviços que executa, região que atende e prazo típico. “Materiais industriais em geral” não ajuda o comprador a lembrar de você; “rolamentos, correias e transmissão, pronta entrega na região, atendimento em parada de fim de semana” ajuda.
• Cadastre-se nas categorias certas nas plataformas de cotação e nos portais de fornecedores das empresas que você atende. Categoria errada faz a cotação não chegar.
• Tenha a documentação de homologação pronta para enviar no mesmo dia em que for pedida.
• Responda às cotações mesmo quando não tiver o item. Declinar com um motivo (“fora da nossa linha”, “prazo de fábrica acima do pedido”) mostra que você leu e mantém o seu nome na lista. Quem nunca responde deixa de ser convidado.
• Peça para ser avaliado em categorias próximas: quem já entrega bem uma linha costuma ter caminho mais curto para ser homologado em outra.

Na Fixus, o fornecedor indica no cadastro as categorias que vende e descreve o que faz em cada uma. Essa descrição aparece para compradores que buscam fornecedores, e as cotações enviadas ao mercado chegam por categoria, depois que o cadastro é aprovado. O guia como receber cotações de empresas detalha os canais.

Responder rápido e completo

Uma cotação industrial costuma ter prazo curto, e o comprador precisa de propostas comparáveis. A resposta que ganha é a que ele consegue colocar no comparativo sem perguntar nada:

• Preço unitário por item, como sai na nota, e a unidade igual à pedida (peça, caixa, metro, quilo).
• Impostos por item: NCM, IPI, ICMS e, quando houver, ICMS-ST. Os detalhes estão em proposta comercial com CBS e IBS.
• Frete: CIF (incluso, por sua conta) ou FOB (por conta do comprador), e o valor quando for cobrado à parte.
• Prazo de entrega por item, condição de pagamento, validade da proposta e pedido mínimo, se houver.
• Equivalentes sinalizados: se oferecer outra marca, diga claramente e anexe a ficha técnica.

Dúvidas técnicas se tiram antes de enviar, por escrito. Cotar um item com especificação mal entendida gera devolução depois do pedido, que custa mais do que perder a cotação.

Depois do pedido: onde o cliente é mantido ou perdido

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   Confirme o pedido

   Confirme que vai atender, com o prazo. Se não conseguir atender algum item, avise logo, e não no dia da entrega.

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   Fature igual ao pedido

   A nota deve ter o mesmo item, quantidade, preço e condição do pedido, com o número do pedido citado. Divergência de nota trava o recebimento e o pagamento.

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   Entregue ou libere para coleta

   No frete CIF, o transporte é seu; no FOB, o comprador organiza a coleta. Informe quando o material estiver pronto e acompanhe até a entrega.

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   Avise antes de atrasar

   Atraso comunicado com antecedência permite à manutenção replanejar. Atraso descoberto pelo cliente vira registro no histórico do fornecedor.

Para serviços, o equivalente da entrega é o aceite: relatório do que foi feito, NFS-e com a descrição do pedido e confirmação de quem acompanhou. Na Fixus, o fornecedor confirma o pedido, anexa a nota fiscal, marca o pedido como pronto para coleta e acompanha a entrega; em pedido só de serviço, anexa a NFS-e e marca o serviço como executado. O passo a passo está na página para fornecedores.

Erros comuns de quem começa a vender para indústrias

• Mandar preço sem imposto e sem frete, deixando o comprador adivinhar o total.
• Prometer pronta entrega sem conferir o estoque.
• Trocar a marca ou o item sem avisar e descobrir na devolução.
• Ignorar o prazo de resposta da cotação e responder quando o pedido já saiu.
• Faturar com preço ou quantidade diferente do pedido.
• Falar só com a manutenção e esquecer que compras compara pelo custo total.
• Deixar certidões vencerem e travar a homologação no momento em que surge um pedido grande.