Como comparar propostas de fornecedores com impostos

Por que o preço unitário engana

Duas propostas para o mesmo rolamento 6205-2RS podem ter preço unitário parecido e custo final bem diferente. Uma vem de um fabricante que destaca IPI na nota, outra de um distribuidor que não destaca; uma tem frete incluso, a outra manda buscar; uma é do mesmo estado, a outra vem de fora e gera diferencial de alíquota de ICMS.

O comparativo correto pergunta quanto sai do caixa da empresa, e quanto disso volta como crédito tributário. A segunda parte depende do regime tributário e do uso do item na empresa compradora, por isso o comprador precisa de uma regra combinada com a área fiscal ou contábil.

ICMS: operação interna, interestadual e diferencial de alíquota

O ICMS é calculado “por dentro”: já está embutido no preço da mercadoria, e a nota apenas destaca o valor. Em compras dentro do mesmo estado, aplica-se a alíquota interna, que varia de estado para estado e, às vezes, de produto para produto. Em compras de outro estado, o fornecedor aplica a alíquota interestadual, que é de 4%, 7% ou 12%, conforme a origem, o destino e se a mercadoria é importada.

Quando a empresa compradora é contribuinte do ICMS e compra de outro estado um item para uso e consumo ou para o ativo imobilizado, em regra ela recolhe ao seu estado o diferencial de alíquota (DIFAL), que é a diferença entre a alíquota interna do destino e a interestadual. A maior parte das compras de manutenção, como rolamentos, correias e discos de corte, costuma ser uso e consumo. Resultado: a proposta de fora, que parecia mais barata, pode ficar mais cara depois do DIFAL.

• Matéria-prima e insumo para industrialização: em geral geram crédito de ICMS para o comprador contribuinte.
• Material de uso e consumo: pela regra atual, em geral não gera crédito, e o ICMS pago vira custo.
• Ativo imobilizado: em geral gera crédito parcelado ao longo de 48 meses.

IPI: definido pelo NCM e cobrado por fora

O IPI tem alíquota definida pela tabela do IPI a partir do NCM do produto, e pode ser zero. Ao contrário do ICMS, é calculado “por fora”: soma-se ao valor da mercadoria na nota fiscal. Se a proposta diz “R$ 20,00 + IPI 5%”, o desembolso é R$ 21,00 por peça.

O IPI é destacado por quem é contribuinte do imposto, como o fabricante ou o importador. Um distribuidor que apenas revende, em regra, não destaca IPI: o preço dele já traz embutido o IPI que pagou ao comprar. Por isso, comparar “preço sem IPI” do fabricante com o preço do distribuidor dá uma vantagem falsa ao fabricante. Compare sempre com IPI somado.

A indústria que compra matéria-prima, produto intermediário ou embalagem para industrializar pode, em geral, se creditar do IPI. Em material de uso e consumo e de manutenção, em geral não há crédito, e o IPI é custo.

PIS/COFINS e o regime tributário do comprador

PIS e COFINS já vêm embutidos no preço e raramente mudam o comparativo entre propostas. O que muda é quanto a empresa compradora recupera, e isso depende do regime dela:

• Lucro Real, regime não cumulativo: pode tomar crédito de PIS/COFINS sobre o que se enquadra como insumo. O conceito de insumo tem critérios próprios e gera discussão, então confirme com o contador quais itens de manutenção entram.
• Lucro Presumido, regime cumulativo: em regra não toma crédito de PIS/COFINS nas compras.
• Simples Nacional: em regra não toma créditos de ICMS, IPI, PIS e COFINS nas compras, e o custo é o valor cheio da nota.

Para o dia a dia de compras, o prático é a área fiscal definir uma vez, por tipo de compra (insumo, uso e consumo, ativo), quais impostos viram crédito. O comprador aplica essa regra a todas as propostas.

Frete, prazo de pagamento, entrega e validade

• Frete CIF: o fornecedor contrata e paga o frete até o destino, e o custo já está no preço. Frete FOB: o comprador contrata e paga o transporte, que precisa entrar no comparativo como valor estimado.
• Prazo de pagamento: 28 dias contra pagamento em 7 dias tem valor financeiro. Se a empresa trabalha com capital de giro apertado, trazer as propostas a valor presente pelo custo de capital dela pode inverter a escolha.
• Prazo de entrega: para peça de reposição de máquina parada, dois dias a menos podem valer mais do que qualquer desconto.
• Validade da proposta: proposta com validade de três dias para uma compra que ainda depende de aprovação pode expirar antes do pedido. Considere o risco de reajuste.
• Quantidade mínima e embalagem: proposta por caixa fechada com 10 peças quando a necessidade é 6 muda o custo real.

Exemplo: três propostas para 50 rolamentos

Exemplo ilustrativo: uma indústria compra 50 rolamentos 6205-2RS para manutenção (uso e consumo). As alíquotas usadas abaixo, IPI de 5%, ICMS interno de 18% e interestadual de 12%, são apenas exemplo, e o DIFAL foi calculado de forma simplificada.

A proposta B tem o menor preço unitário e o maior custo total: frete FOB e DIFAL somam cerca de R$ 185 ao pedido. A proposta C é a mais barata, mas exige pagamento em 7 dias e vence em 5; se a aprovação do pedido demora, ela pode expirar. A escolha entre A e C depende do caixa da empresa e de quão rápido o pedido sai.

Reforma tributária: CBS e IBS

A reforma tributária do consumo cria a CBS, federal, e o IBS, de estados e municípios, que vão substituir gradualmente PIS, COFINS, ICMS e ISS, com redução do papel do IPI. A transição é escalonada ao longo de vários anos, e nesse período os tributos atuais e os novos convivem nas notas fiscais.

Para quem compara propostas, a consequência prática é pedir aos fornecedores que informem todos os tributos por item, inclusive CBS e IBS quando aparecerem, e revisar com a área fiscal a regra de crédito a cada etapa da transição. A lógica do comparativo continua a mesma: desembolso total menos o que volta como crédito.

Um roteiro para comparar propostas

1. 1

   Padronize o pedido de proposta

   Peça a todos preço unitário, NCM, alíquotas de ICMS e IPI por item, tipo de frete, prazo de entrega, condição de pagamento e validade.

2. 2

   Some o desembolso

   Mercadoria mais IPI, frete FOB estimado e DIFAL quando a compra vem de outro estado para uso e consumo.

3. 3

   Desconte os créditos

   Aplique a regra definida pela área fiscal para o tipo de compra e o regime da empresa.

4. 4

   Pondere prazo e validade

   Considere prazo de pagamento, prazo de entrega e se a proposta ainda estará válida quando o pedido for aprovado.

5. 5

   Registre a escolha

   Guarde o comparativo junto do pedido, com a justificativa quando o escolhido não for o de menor custo.

Na Fixus, o fornecedor responde a proposta com preço e impostos por item (ICMS, IPI, PIS/COFINS), tipo de frete CIF ou FOB e validade, e as propostas aparecem lado a lado para o comprador. Isso tira o trabalho de redigitar cada proposta em uma planilha, mas a regra de crédito continua sendo da sua área fiscal. Veja como funciona o software de cotação ou comece pela cotação online grátis. Para o fluxo antes e depois da comparação, leia o guia de requisição, cotação e pedido.

Fontes

As regras gerais usadas neste guia vêm da legislação abaixo. Cada estado regulamenta o ICMS e o DIFAL em normas próprias, e a alíquota de IPI de cada produto depende do NCM na versão vigente da TIPI.

• Constituição Federal, art. 155, §2º, VII e VIII: diferencial de alíquota do ICMS nas operações interestaduais destinadas a consumidor final.
• Lei Complementar 87/1996 (Lei Kandir): normas gerais do ICMS, inclusive o crédito do ativo imobilizado em 48 parcelas (art. 20, §5º) e a restrição ao crédito de material de uso e consumo (art. 33, I).
• Lei Complementar 190/2022: regulamenta a cobrança do DIFAL do ICMS.
• Resoluções do Senado Federal 22/1989 (alíquotas interestaduais de 7% e 12%) e 13/2012 (alíquota interestadual de 4% para mercadorias importadas).
• TIPI, aprovada pelo Decreto 11.158/2022: alíquotas do IPI por NCM.
• Leis 10.637/2002 e 10.833/2003: regime não cumulativo do PIS e da COFINS e créditos sobre insumos.
• Lei Complementar 123/2006, art. 23: empresas optantes pelo Simples Nacional não se apropriam de créditos dos tributos abrangidos pelo regime.
• Lei Complementar 214/2025: institui o IBS e a CBS e disciplina a transição entre os tributos atuais e os novos.