Mapa de cotação: como montar o comparativo de propostas e decidir

O que é o mapa de cotação e para que serve

Depois que a requisição vira cotação e os fornecedores respondem, o comprador tem nas mãos três, quatro ou cinco propostas em formatos diferentes: uma em PDF com IPI à parte, outra no corpo do e-mail com frete a combinar, outra com preço por caixa fechada. O mapa de cotação é o trabalho de trazer tudo isso para a mesma base, item por item, para que a comparação seja justa.

Ele cumpre duas funções. A primeira é de decisão: mostrar qual proposta custa menos para a empresa, considerando tudo o que sai do caixa. A segunda é de registro: meses depois, quando alguém perguntar por que a compra foi feita de determinado fornecedor, o mapa anexado ao pedido responde. Por isso ele é peça central no fluxo de requisição, cotação e pedido, e não um papel de rascunho que se joga fora depois da escolha.

Colunas que o mapa precisa ter

Um mapa que só tem descrição e preço unitário esconde exatamente o que muda a escolha. As colunas mínimas, para cada item e cada fornecedor, são estas:

Acrescente ao final uma linha de custo total estimado por fornecedor (mercadoria + IPI + frete FOB + diferencial de alíquota, quando houver) e uma linha de observações para o que não cabe em número: marca, garantia, necessidade de amostra. O detalhe de como cada imposto entra na conta está no guia sobre como comparar propostas com impostos.

Como montar um mapa de cotação à mão

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   Parta da lista da requisição

   Copie os itens exatamente como estão na requisição, com quantidade e unidade. Cada linha do mapa é um item; cada bloco de colunas é um fornecedor.

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   Transcreva cada proposta sem ajustar

   Lance o preço unitário como o fornecedor mandou e anote à parte o que ele disse sobre IPI, frete e embalagem. Não arredonde nem converta nessa etapa.

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   Normalize a base

   Converta tudo para a mesma unidade e a mesma quantidade. Se um fornecedor cotou caixa com 10 e a necessidade é 6, registre o custo da caixa inteira ou peça nova proposta.

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   Some o que sai do caixa

   Para cada fornecedor, some mercadoria, IPI destacado, frete FOB estimado e diferencial de alíquota quando a compra vem de outro estado para uso e consumo.

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   Aplique a regra de crédito da empresa

   Desconte os impostos que a sua área fiscal definiu como recuperáveis para aquele tipo de compra. Em material de manutenção, em geral quase nada volta como crédito.

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   Marque prazo, pagamento e validade

   Destaque propostas com prazo de entrega incompatível com a necessidade ou com validade que vence antes da data provável do pedido.

Exemplo de mapa de cotação

Exemplo ilustrativo: uma indústria cota 20 correias em V B-42 e 40 rolamentos 6205-2RS para manutenção (uso e consumo), com três fornecedores do mesmo estado. As alíquotas e os valores são apenas exemplo.

O fornecedor C tem o menor preço de mercadoria e o maior custo total, por causa do IPI e do frete FOB. O B tem o menor total, mas entrega em 10 dias. Olhando item por item, a correia sai mais barata com B (R$ 35,50 contra R$ 39,90 de A com IPI) e o rolamento com A (R$ 22,05 com IPI contra R$ 22,50 de B). Dividida, a compra fica em R$ 1.592,00, desde que os dois mantenham o frete CIF para um pedido menor. Se o rolamento é para uma máquina parada, pagar mais pelo prazo de C pode se justificar, e isso precisa ficar escrito.

Erros comuns no mapa comparativo

• Comparar preço com IPI de um fornecedor contra preço sem IPI de outro na mesma coluna.
• Esquecer o frete FOB, que só aparece quando o material já está a caminho.
• Aceitar item equivalente sem registrar a marca ofertada e sem validar com a manutenção.
• Ignorar a quantidade mínima de embalagem e comparar preço unitário de caixas diferentes.
• Escolher uma proposta que vence antes de o pedido ser aprovado.
• Somar valores com erro de fórmula e não conferir o total contra a proposta original.
• Apagar o mapa depois da escolha, deixando o pedido sem a comparação que o justifica.

Como decidir: menor custo total ou critério técnico

A regra padrão é simples: vence a proposta de menor custo total que atende à especificação, ao prazo e às condições pedidas. Na prática, existem razões legítimas para escolher outra, e todas são técnicas ou de risco, nunca de preferência pessoal.

• Prazo: a necessidade é para uma parada de linha e só um fornecedor entrega a tempo.
• Especificação: a proposta mais barata oferece um equivalente que a manutenção não aprovou.
• Histórico: o fornecedor mais barato teve não conformidades recentes no mesmo item.
• Qualificação: o fornecedor não passou pela homologação de fornecedores exigida para itens críticos.
• Condições: validade ou quantidade mínima inviabilizam a proposta mais barata.

Critério técnico não é carta branca. Se toda cotação termina com o mesmo fornecedor por “critério técnico”, o problema está na especificação ou na base de fornecedores, e vale revisar as duas.

Quando registrar a justificativa

A justificativa escrita é obrigatória sempre que a escolha foge da regra padrão. Os casos típicos são estes:

• O vencedor não é a proposta de menor custo total.
• Houve menos propostas do que a política da empresa pede para aquela faixa de valor.
• O fornecedor é único para o item (peça original, serviço sob desenho).
• A compra foi emergencial e o mapa foi montado com as propostas disponíveis na hora.

A justificativa acompanha o pedido e é o que o aprovador deve ler antes de aprovar, conforme a alçada de aprovação de compras. Duas ou três frases bastam: o que foi escolhido, por que e qual a diferença de custo em relação à proposta de menor valor. Na Fixus, o fornecedor já responde com preço, impostos, frete, prazo e validade por item, e o comparativo é montado automaticamente pelo software de cotação, com a escolha registrada junto do pedido.