Software de cotação de compras: da requisição ao pedido sem planilha paralela

O que um sistema de cotação de preços precisa fazer

Cotar não é só pedir preço. Em compras industriais, a proposta mais barata no total pode ser a mais cara depois do IPI, do frete FOB ou de um prazo que não atende a parada de manutenção. Por isso um sistema de cotação sério resolve cinco problemas ao mesmo tempo:

• Entrada rápida dos itens, sem redigitar a requisição que já veio em planilha, PDF ou foto.
• Envio para vários fornecedores de uma vez, inclusive para quem ainda não está cadastrado.
• Propostas no mesmo formato: preço unitário, impostos, frete e validade por item, lado a lado.
• Decisão registrada: quem escolheu, quando e qual proposta venceu.
• Continuidade: o pedido nasce da cotação, sem copiar e colar valores para outro documento.

Se o seu processo ainda depende de uma aba por fornecedor e de uma caixa de e-mail compartilhada, o guia requisição, cotação e pedido explica onde cada etapa costuma quebrar.

Como a Fixus conduz cada etapa

1. 1

   Monte a cotação

   Suba uma planilha (.xlsx, .xls ou .csv), anexe um PDF ou foto, cole o texto da requisição ou digite item por item. Quando a leitura automática está disponível, ela extrai descrição, quantidade e unidade e sugere a categoria de cada item; você revisa antes de enviar. Da requisição à cotação em segundos.

2. 2

   Escolha para quem enviar

   Convide fornecedores específicos (cadastrados ou apenas por e-mail) ou envie ao mercado Fixus, que direciona cada item para os fornecedores cadastrados naquela categoria. A cotação vai direto, sem etapa de aprovação: ainda não há preço para aprovar.

3. 3

   Receba propostas comparáveis

   Cada fornecedor informa preço por item, ICMS, IPI e PIS/COFINS, frete CIF ou FOB com valor, prazo de entrega e validade da proposta, e pode anexar o PDF da proposta dele.

4. 4

   Negocie com registro

   Troque mensagens com o fornecedor e receba novas versões numeradas da proposta. Cada versão fica guardada, com a diferença de valor em relação à anterior.

5. 5

   Escolha o vencedor e gere o pedido

   O comprador ou o administrador da empresa escolhe a proposta vencedora, podendo dividir itens entre fornecedores. O pedido (PED-00001, por exemplo) é gerado na hora e os fornecedores não escolhidos são avisados.

Software de cotação versus planilha e e-mail

A planilha continua útil como porta de entrada: você pode subir a mesma lista que já usa. O que sai dela é o trabalho de consolidar respostas e o risco de comparar valores com e sem imposto na mesma coluna.

Comparativo com impostos, frete e prazo

O comparativo mostra, por item, o preço de cada fornecedor com IPI, ICMS e frete separados, além do prazo e da validade. Assim fica visível quando um rolamento mais barato chega em 30 dias e o outro em 5, ou quando o frete FOB inverte a ordem do ranking.

Se quiser uma segunda leitura, a análise comparativa opcional resume diferenças de preço, prazo e condições entre as propostas. A decisão continua sendo do comprador. Os critérios para essa comparação estão detalhados em como comparar propostas com impostos.

Papéis, privacidade e o que não muda na sua empresa

• Solicitante cria cotações e acompanha; comprador e administrador da empresa escolhem o vencedor e aprovam pedidos.
• A empresa pode restringir a visibilidade: o solicitante vê apenas as próprias cotações, por exemplo.
• Cada fornecedor vê só a própria proposta. Preços, catálogo e histórico da empresa compradora são privados dela.
• Não é preciso trocar de ERP. A Fixus não tem integração com ERP: o pedido gerado pode ser lançado no seu sistema como já é feito hoje.