Requisição, cotação e pedido de compra: o que é cada um e como encurtar o ciclo

O fluxo completo, da quebra ao recebimento

Em uma planta industrial, quase toda compra de manutenção nasce de um problema físico: um rolamento que esquentou, uma correia que rompeu, um disco de corte que acabou no meio do turno. O caminho até a peça chegar ao almoxarifado passa por seis etapas, e cada uma tem um dono diferente.

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   Quebra ou necessidade identificada

   O operador ou o mecânico percebe a falha, ou o plano de manutenção preventiva aponta a troca. Aqui ainda não existe documento de compra, só o fato.

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   Ordem de manutenção

   O planejamento de manutenção abre a ordem com o equipamento, o serviço a executar e a lista de materiais. É ela que justifica o gasto e liga a compra ao ativo.

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   Requisição de compra

   Para o que não existe em estoque, a manutenção emite a requisição: o que precisa, quanto, para quando e para qual ordem. É um documento interno, não vai ao fornecedor.

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   Cotação (sourcing)

   Compras consulta fornecedores, recebe propostas e compara preço, impostos, frete, prazo de entrega e condições de pagamento.

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   Pedido de compra

   Escolhido o vencedor, compras emite o pedido, que passa pela alçada de aprovação quando o valor exige e é enviado ao fornecedor.

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   Recebimento

   O almoxarifado confere a nota fiscal contra o pedido (item, quantidade, preço) e o material contra a especificação. Só então o item vai para a ordem de manutenção.

Requisição de compra: o que é e quem é dono

A requisição é a voz de quem usa o material. O dono é o solicitante (manutenção, produção, utilidades), e a responsabilidade dele é descrever a necessidade com precisão suficiente para que compras não precise voltar perguntando. Uma requisição boa tem:

• Descrição técnica completa: “rolamento 6205-2RS, blindado dos dois lados, folga C3”, e não “rolamento do motor da bomba 3”.
• Quantidade e unidade (peça, metro, caixa, jogo).
• Data de necessidade real, separando urgência de fato de pressa.
• Centro de custo e número da ordem de manutenção.
• Código do fabricante ou part number, quando houver, e se aceita equivalente.
• Anexos úteis: foto da placa, desenho, especificação do fabricante.

Requisição vaga é a principal causa de cotação refeita. Se o fornecedor cota uma correia A-42 e a máquina usa B-42, o ciclo volta ao início e a máquina continua parada.

Cotação: onde se decide preço, prazo e fornecedor

A cotação transforma a necessidade em propostas comparáveis. O dono é o comprador, que escolhe quem consultar, define o prazo de resposta e padroniza o que cada fornecedor precisa informar. Os campos mínimos de uma solicitação de cotação são:

• Itens com descrição, quantidade e unidade, copiados da requisição sem perda de informação.
• Local de entrega e se o frete deve ser CIF (por conta do fornecedor) ou se aceita FOB.
• Prazo para envio da proposta.
• O que a proposta deve trazer: preço unitário, impostos por item (ICMS, IPI), prazo de entrega, condição de pagamento e validade.

Comparar propostas só pelo preço unitário distorce a escolha, porque impostos e frete mudam o custo final. O guia sobre como comparar propostas com impostos mostra um exemplo com números. Quando o volume de cotações cresce, um software de cotação evita que as propostas fiquem espalhadas em e-mails e mensagens.

Pedido de compra: o compromisso com o fornecedor

O pedido de compra é o documento que obriga as duas partes. Para o fornecedor, é a autorização para faturar e entregar; para a empresa, é o compromisso de pagar nas condições acordadas. O dono é compras, e a emissão respeita a alçada de aprovação definida pela empresa. Um pedido completo traz:

• Número do pedido, que o fornecedor deve repetir na nota fiscal.
• Dados do comprador e do fornecedor (razão social, CNPJ, endereço de entrega e de cobrança).
• Itens com descrição, quantidade, preço unitário e impostos, iguais aos da proposta vencedora.
• Tipo de frete, prazo de entrega e condição de pagamento.
• Referência à cotação e à requisição de origem.

É contra o pedido que o recebimento confere a nota. Se o pedido diz 10 peças a R$ 22,00 e a nota chega com 12 peças a R$ 24,00, o almoxarifado tem base para recusar ou segurar o lançamento.

Diferença entre requisição e pedido de compra, lado a lado

A confusão mais comum é chamar a requisição de “pedido”. Na prática, isso leva a manutenção a ligar direto para o fornecedor “fazendo o pedido”, o que pula a cotação, a aprovação e o registro.

Falhas comuns que alongam o ciclo

• Requisição sem especificação técnica, que obriga o comprador a voltar à manutenção antes de cotar.
• Cotação enviada sem prazo de resposta, que deixa propostas chegando por dias sem previsão de fechamento.
• Propostas em formatos diferentes (uma com IPI incluso, outra sem, uma CIF, outra FOB), que tornam a comparação manual e lenta.
• Aprovação da cotação e depois do pedido, que dobra a espera sem acrescentar controle: antes de existir preço, não há o que aprovar.
• Pedido sem número de referência na nota fiscal, que trava o recebimento.
• Compra emergencial virando regra: tudo é “urgente” e ninguém cota.

Como encurtar o ciclo sem perder controle

O ganho de tempo vem de tirar esperas, não etapas. Algumas medidas que funcionam em times pequenos:

• Padronizar a descrição dos itens mais comprados em um catálogo, para que a requisição já saia completa.
• Enviar a cotação direto aos fornecedores assim que a requisição chega, com prazo de resposta definido e lembrete automático.
• Exigir o mesmo formato de proposta de todos os fornecedores, com impostos e frete por item.
• Concentrar a aprovação no pedido, por valor, e deixar pedidos abaixo do limite seguirem sem fila.
• Manter listas de itens recorrentes da parada programada, para cotar semanas antes e não na véspera.

Na Fixus, a cotação pode ser criada a partir de uma planilha, de um PDF, de uma foto ou de texto (quando a leitura automática está disponível; planilha e digitação sempre funcionam), vai direto aos fornecedores (inclusive os convidados por e-mail que ainda não têm cadastro) e as propostas chegam com preço e impostos por item, lado a lado. Escolhido o vencedor, o pedido é gerado automaticamente, e o limite de valor da empresa vale para o pedido, não para a cotação. É gratuito para a empresa compradora: veja a cotação online grátis.