Como receber cotações de empresas e responder bem a cada uma

Os canais por onde as cotações chegam

Nenhum canal substitui os outros. O convite direto depende de o comprador já conhecer você; o mercado por categoria leva cotações de empresas que ainda não conhecem; o portal próprio é a porta de entrada nas empresas que só compram de fornecedor homologado.

Como ficar elegível para receber cotações

• CNPJ ativo e dados coerentes: razão social, endereço e atividade econômica (CNAE) compatíveis com o que você vende. O comprador confere isso na Receita Federal.
• Categorias certas: escolha as categorias que você de fato atende. Marcar tudo faz chegar cotação que você não consegue responder, e responder mal pesa contra você.
• Descrição do que faz em cada categoria: marcas, linhas, serviços, capacidade, região atendida e prazo típico. É o que o comprador lê para decidir se convida.
• Documentos de homologação prontos: certidões, comprovante de conta no próprio CNPJ e documentos técnicos do seu ramo. Veja como ser homologado como fornecedor.
• Um contato que responde: cotação enviada a um e-mail que ninguém lê é cotação perdida. Use um endereço acompanhado por mais de uma pessoa e mantenha-o atualizado em todos os cadastros.

Revise os cadastros pelo menos a cada seis meses e sempre que mudar algo relevante: uma linha nova, uma marca que deixou de representar, uma filial aberta em outra região, um contato que saiu da empresa. Cadastro desatualizado traz cotação que você não atende e esconde você das que poderia ganhar. Se a cotação chegar fora do seu perfil, responda declinando; isso também ajuda o comprador a ajustar quem convida.

Como funciona na Fixus

Na Fixus, o fornecedor recebe cotações pelos dois caminhos de plataforma:

• Convite por e-mail: o comprador informa o seu e-mail na cotação, e você recebe um link. Ao abrir, informa só o CNPJ da empresa e aceita os termos, e já entra no formulário da proposta. Não é preciso cadastro nem aprovação prévia para responder um convite.
• Mercado por categoria: quando a empresa compradora envia a cotação ao mercado, cada item vai para os fornecedores cadastrados na categoria dele. Para receber essas cotações, e para receber pedidos, o cadastro precisa estar aprovado pela Fixus.

Responder cotações é gratuito. Você vê os itens, quantidades, unidades, observações técnicas, cidade e UF de entrega e o prazo de resposta, quando houver, com uma contagem regressiva; nas últimas 24 horas antes do fim do prazo, chega um lembrete por e-mail. Dúvidas podem ser tiradas nos comentários da cotação. Você não vê as propostas de outros fornecedores, e eles não veem a sua.

Se o comprador permitir, o fornecedor convidado e aprovado pode indicar outros fornecedores para a mesma cotação, e quem indicou continua podendo responder. Depois de enviada, a proposta pode ser corrigida ou retirada até o comprador escolher, desde que o prazo não tenha vencido e não haja negociação em andamento. Detalhes na página para fornecedores.

Como responder bem, passo a passo

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   Leia a cotação inteira

   Itens, quantidades, unidades, observações, local de entrega, prazo de resposta e condições pedidas. Muitas propostas perdem por um detalhe que estava escrito.

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   Tire dúvidas antes de enviar

   Especificação ambígua, quantidade estranha, unidade que não bate: pergunte por escrito. A resposta costuma valer para todos os convidados.

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   Responda item a item

   Preço unitário de cada item, na unidade pedida. Se não tiver um item, deixe claro que não foi cotado, em vez de omitir ou embutir no preço de outro.

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   Destaque os impostos

   NCM, IPI, ICMS e ICMS-ST por item. Preço com e sem imposto misturados tornam a proposta incomparável. Veja proposta comercial com CBS e IBS.

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   Informe frete, prazo e pagamento

   Frete CIF ou FOB, prazo de entrega por item, condição de pagamento e pedido mínimo, se houver.

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   Defina a validade

   Uma validade que cubra o tempo de aprovação do comprador evita ter de cotar de novo. Validade curta demais faz a proposta expirar antes do pedido.

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   Sinalize equivalentes

   Se oferecer outra marca ou modelo, diga claramente e anexe a ficha técnica. Equivalente escondido vira devolução.

Tempo de resposta e prazo

Responder dentro do prazo é o mínimo; responder cedo é vantagem. Em compras emergenciais, com máquina parada, o comprador muitas vezes fecha com as primeiras propostas completas que chegam. Em compras planejadas, quem responde cedo dá tempo para o comprador tirar dúvidas e negociar.

• Organize uma rotina: alguém confere as cotações recebidas pelo menos duas vezes por dia.
• Separe o que é rápido de cotar (itens de estoque) do que depende de consulta à fábrica, e responda o primeiro grupo sem esperar o segundo, quando o canal permitir.
• Se precisar de mais tempo, peça antes do fim do prazo. O comprador pode prorrogar; depois do prazo, a proposta pode nem ser aceita.
• Não deixe para a última hora: um problema de acesso no último minuto custa a cotação inteira.

Depois de enviar a proposta

O comprador compara as propostas pelo custo total, considerando impostos, frete, prazo e validade, como descreve o guia de comparação de propostas com impostos. Ele pode abrir uma negociação, pedir uma nova versão ou escolher um vencedor por item.

• Se houver negociação, responda com uma nova versão completa da proposta, e não só com um desconto solto em mensagem.
• Se vencer, confirme o pedido rapidamente e cumpra o prazo informado. Veja o que vem depois em como vender para indústrias.
• Se perder, peça um retorno: prazo, preço ou condição. A resposta ajuda a ajustar a próxima proposta.
• Se o prazo de resposta for prorrogado, aproveite para revisar a proposta; se a cotação for cancelada, não insista no mesmo pedido, mas fique atento a uma nova rodada.