Como pedir orçamento a vários fornecedores e receber propostas comparáveis

Por que o pedido de orçamento define a comparação

Um pedido de orçamento vago produz propostas que não se comparam: um fornecedor cota uma marca, outro cota outra, um inclui frete, outro não, um responde por caixa, outro por unidade. O comprador passa a tarde ligando para esclarecer e, no fim, compara preços de coisas diferentes.

O pedido de orçamento é a etapa de cotação do fluxo que começa na ordem de manutenção, passa pela requisição e termina no pedido de compra, como descreve o guia de requisição, cotação e pedido. Quanto melhor a requisição, mais fácil é escrever o pedido de orçamento: a especificação técnica já vem de quem conhece a aplicação.

Como descrever os itens

• Descrição técnica: o que é, com as medidas e características que definem o item. Use a mesma ordem para itens parecidos, como tipo, dimensões, material e acabamento.
• Referência do fabricante ou part number, quando houver. Diga se aceita equivalente e, se aceitar, peça que o fornecedor identifique a marca oferecida e envie a ficha técnica.
• Quantidade e unidade: peça, caixa, metro, quilo, conjunto. Se a embalagem padrão importa, informe. Unidade ambígua é a causa mais comum de proposta incomparável.
• Aplicação: onde o item será usado (máquina, condição de operação, temperatura, ambiente). Ajuda o fornecedor a apontar um item mais adequado ou um erro na especificação.
• Anexos: foto da placa do equipamento, desenho, foto da peça danificada. Uma imagem resolve dúvidas que um parágrafo não resolve.
• Urgência: se é emergencial, com máquina parada, diga. Muda o que o fornecedor prioriza na resposta.

Serviços pedem mais do que uma linha: escopo, local, janela de parada e critério de aceite. O guia de cotação de serviços industriais detalha como escrever o escopo.

Quais condições informar

• Prazo de resposta: data e hora limite para enviar a proposta. Sem prazo, as respostas chegam ao longo de dias e a comparação nunca fecha.
• Prazo de entrega desejado: em dias ou em data. Peça que o fornecedor informe o prazo que consegue cumprir, item a item.
• Local de entrega: cidade e UF, e o endereço quando já definido. Influencia frete, imposto e prazo.
• Frete: se a empresa prefere CIF (frete por conta do fornecedor) ou se aceita FOB (a empresa contrata o transporte). Peça que o tipo de frete venha explícito.
• Condição de pagamento: a condição padrão da empresa, como 28 dias, e se aceita propostas com outra condição.
• Validade mínima da proposta: uma validade que cubra o tempo de aprovação do pedido, para a proposta não vencer antes da compra.
• Impostos: preço unitário como sai na nota, com NCM, IPI, ICMS e ICMS-ST por item. Sem isso, não dá para comparar um fabricante com um distribuidor.
• Dados de faturamento: CNPJ e unidade que vai receber a nota, se a empresa tem mais de um estabelecimento.

Quantos fornecedores convidar

Convide pelo menos três fornecedores por cotação. Com menos de três, é difícil saber se o preço está no nível do mercado; com muitos mais, o trabalho de analisar cresce e os fornecedores percebem que a chance de ganhar é pequena, o que reduz o cuidado na resposta.

• Misture fornecedores habituais com pelo menos um novo, aprovado conforme a sua política de homologação de fornecedores.
• Convide quem de fato atende a categoria e a sua região; convite fora do perfil gera declínio ou proposta ruim.
• Em emergências, o número pode ser menor, mas registre o motivo.
• Alterne convites em compras recorrentes, para não depender sempre dos mesmos e manter a referência de preço.

Modelo de pedido de orçamento

Um pedido de orçamento completo cabe em uma página. Use este modelo como ponto de partida:

Erros comuns ao pedir orçamento

• Pedir orçamento por telefone ou mensagem solta, sem registro do que foi pedido a cada fornecedor.
• Enviar listas diferentes para cada fornecedor, ou corrigir a lista para um só.
• Não informar prazo de resposta e esperar indefinidamente pela última proposta.
• Omitir a unidade ou a embalagem e receber preços por caixa e por peça misturados.
• Não pedir impostos por item e comparar preço com IPI contra preço sem IPI.
• Contar a um fornecedor o preço do concorrente. Além de antiético, ensina o mercado a guardar margem para a segunda rodada.
• Deixar a validade em aberto e descobrir que a proposta escolhida venceu durante a aprovação.

Depois das respostas: comparar e decidir

Com as propostas em mãos, monte o comparativo pelo custo total: preço, IPI, frete FOB estimado e diferencial de alíquota em compras de outro estado, ponderados por prazo de entrega, pagamento e validade. O passo a passo está em mapa de cotação e em como comparar propostas com impostos. Registre a escolha e o motivo junto do pedido.

Uma plataforma de cotação faz o envio do mesmo pedido a vários fornecedores e recebe as respostas no mesmo formato, item a item, sem redigitar propostas. Na Fixus, o comprador cria a cotação a partir de uma lista de itens, convida fornecedores por e-mail ou envia ao mercado por categoria e recebe as propostas com impostos lado a lado. Veja como funciona a cotação online grátis.